• Victoria JACQUES

Et si vous (re)preniez le contrôle de votre temps ?


Avez-vous souvent l'impression de manquer de temps ?

Imaginons que vous ayez 3 tâches à réaliser aujourd’hui. Vous attaquez votre journée motivé et plein d’énergie, pour venir à bout des tâches qui vous attendent. Oui mais voilà, arrivé à la fin de la journée vous constatez que vous avez à peine terminé la première tâche, car beaucoup de choses sont venues détourner votre attention.

Une des choses à comprendre, dans la gestion du temps, c’est que nous disposons tous du même temps que tout le monde. Qui que vous soyez et où que vous soyez, vous disposez de 24 heures par jour, 365 jours par an, comme tout le monde.

Vous avez donc du temps, toujours là, s’écoulant chaque seconde sous vos yeux. De fait, il n'y a pas de temps à gérer. Le temps est exactement ce qu'il est. Vous ne pouvez pas organiser votre « temps ». Il vous est impossible de raccourcir ou d’allonger une heure, ni même d’ajouter des heures à vos journées.

Le temps est une construction humaine

Le concept de temps est une construction humaine. C'est un système de mesure inventé par l'homme pour donner un repère et du sens. Des siècles, des décennies, des années, des mois, des semaines, des jours, des heures, des minutes et des secondes - ce ne sont que des termes que nous avons créés pour exercer un contrôle sur le temps qui passe.

Et ce système de mesure permet aux humains de mener une vie ordonnée et organisée. Quand vous donnez rendez-vous à quelqu’un vendredi à 10h, la personne comprend car nous partageons une connaissance commune du fonctionnement du temps, délimité par les semaines / jours / heures / minutes / secondes.

Ainsi, le temps est exactement ce qu’il est et il est toujours là. Il n’existe aucun moyen de changer ça. En revanche, vous avez la capacité à agir sur la façon dont vous utilisez votre temps.

Temps vs activités

Comme nous venons de le voir, vous n’avez aucune emprise sur le temps qui passe. Pour autant, vous avez des activités à mener à bien dans un temps imparti. Pour parvenir à cela, vous avez besoin de meilleures compétences et techniques pour gérer ces activités et vous assurer qu’elles soient exécutées dans les délais impartis.

Vous devez donc apprendre à gérer vos activités et non pas à gérer votre temps.

C’est ce qu’explique David Allen dans son livre « S'organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L'art de l'efficacité sans le stress » (lien affilié).

« Vous ne pouvez pas gérer le temps, il est là et c’est tout. Donc parler de “gestion du temps” est incorrect, et il y a peu de chance que vous en tiriez une approche efficace. Ce que vous gérez réellement, c’est votre activité au cours du temps. Définir les résultats et actions concrètes qui vous sont nécessaires, est crucial pour gérer ce que vous faites. »

La gestion des activités est un sujet tellement vaste que cet article ne suffira pas à le couvrir. Mais il devrait déjà vous apporter quelques bases intéressantes.

Comme nous venons de le voir, le terme « gestion du temps » est impropre et doit être remplacé par « gestion des activités ». Toutefois, la notion de « gestion du temps » étant omniprésente lorsqu’on traite de productivité, j’utiliserai indifféremment l’un ou l’autre des termes dans la suite de l’article, étant entendu que nous parlons bien de « gérer vos

activités ».

Les 2 piliers de la gestion d’activités : efficacité et efficience

L’efficacité fait référence à ce qui est important. C’est-à-dire qu’il s’agit d’établir des priorités, de se concentrer sur ce qui est nécessaire pour obtenir des résultats, en repoussant tout ce qui ne correspond pas aux objectifs.

L’efficience est la capacité à avoir un rendement maximal en utilisant un minimum de temps et de ressources. Il s’agit de faire les choses avec rapidité et précision.

Une bonne gestion des activités est donc la capacité à ordonner ses activités et à maximiser son rendement dans leur réalisation, comme schématisé ci-dessous.



Les activités sont classées par ordre d’importance :

  • A : activités importantes et urgentes

  • B : activités importantes mais peu urgentes

  • C : activités urgentes mais peu importantes

Pour classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, vous pouvez vous aider de la matrice d'Eisenhower (Wikipédia).

Il s’agit donc ici de travailler d’abord sur les tâches les plus importantes (efficacité) et d’optimiser le temps consacré à chaque tâche (efficience).

Beaucoup de personnes pensent que leur mauvaise gestion du temps provient de l’inefficience, c’est-à-dire qu’elles ne vont pas assez vite dans ce qu’elles font. En réalité le problème réside dans l’inefficacité. Vous avez beau travailler le plus rapidement possible, si vous ne travaillez pas sur la bonne tâche c’est inutile !

Premier pilier de la gestion d’activités : l’efficacité

Pour être réellement efficace, il faut procéder en 2 étapes. La première étape consiste à réaliser les activités les plus importantes, plutôt que les activités les moins importantes. La seconde étape consiste à se focaliser sur ce qui est essentiel dans les activités importantes. Examinons ces deux étapes.

  • 1ière étape : réalisez d’abord les activités importantes

Vous êtes efficace lorsque vous travaillez sur vos activités par ordre de priorité.

Lorsque vous remarquez que vous n’avez pas assez de temps pour faire quelque chose, c’est que vous n’avez pas assez priorisé cette tâche. Vous avez choisi de faire d’autres choses à la place. Peut-être parce que vous n’avez pas perçu l’importance d’une tâche en particulier, parmi toutes celles que vous aviez à faire. Ou encore parce que vous vous êtes laissé piéger par des distractions inutiles.

Par exemple, imaginons que vous aviez l’intention d’aller faire du sport après le travail, mais que des exigences professionnelles vous ont retenu au boulot jusqu’à tard dans la soirée. Dans ce cas, vous avez donné la priorité à votre travail plutôt qu’au sport. Peut-être avez-vous procédé à une analyse rapide de la situation et déterminé que les bénéfices de continuer à travailler dépassaient ceux d’aller au sport. La nature urgente du travail a exigé votre attention, alors que vous pourrez faire du sport à un autre moment.

Quoi qu'il en soit, c'est votre choix personnel de faire les choses que vous faites. Etre responsable de vos choix est nécessaire pour commencer à progresser dans la gestion du temps. Certaines personnes passent leur temps sur des activités sans importance comme surfer sur Internet, regarder la télé ou paresser sur leur canapé. A la fin de la journée, elles se demandent où est passée leur temps. Est-ce un problème d’efficacité ? Clairement ! Elles ont choisi de laisser la priorité à des activités sans importance, plutôt que de faire ce qui est réellement important pour elles.

Il est donc essentiel que vous vous demandiez ce qui est vraiment important pour vous. Puis examinez les tâches que vous réalisez actuellement et demandez-vous si se sont réellement les tâches les plus importantes pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

  • 2nd étape : donnez la priorité à ce qui est important dans la tâche

Imaginons que vous devez absolument préparer une présentation et que cette tâche est prioritaire sur toutes les autres. Mais tout en travaillant sur votre présentation, vous passez la majorité de votre temps à effectuer des tâches secondaires.

Au lieu de vous concentrer sur la qualité du contenu, vous passez votre temps à modifier de petits détails comme la taille et la couleur de la police utilisée, ou à corriger l’alignement du texte sur chaque diapositive.

Bien sûr votre document doit avoir un aspect professionnel, mais à moins que le support utilisé ne soit horrible, ou que la personne à laquelle vous le présentez ne soit obnubilée par les détails, ces petites choses n’auront vraiment aucune importance au final.

J’ai remarqué que plus je produis de présentation PowerPoint et moins je passe de temps à m’occuper des détails de mise en forme ou d’apparence. Je priorise immédiatement le contenu, l’organisation des idées, la préparation de la présentation à l’orale et les éventuelles questions/réponses.

Ainsi, le cœur de cette tâche de présentation est le contenu. Le temps consacré à la conception doit être minime, car cela n’a pas d’importance à long terme.

Pourtant je me souviens, lorsque j’étais étudiante, avoir perdu énormément de temps sur la conception et la mise en forme d’une importante présentation. Tant et si bien que je n’ai plus eu assez de temps pour préparer ma présentation orale. Ça a été une énorme erreur car les examinateurs m’ont trouvé atone et ma note s’en est ressentie.

Aujourd’hui certaines de mes présentations, suivant le public auquel je m’adresse, peuvent prendre la forme d’un simple texte noir sur un fond blanc.

En fin de compte, tout cela se résume à prioriser les activités et faire ce qui compte vraiment.

Deuxième pilier de la gestion d’activités : l’efficience

L'efficience, qui consiste à faire les choses de manière rapide et précise, a un impact moindre que l'amélioration de l'efficacité et offre moins de marge de manœuvre. En effet, elle est limitée par notre capacité à aller vite et la quantité de choses que nous pouvons humainement réaliser.

Supposons que vous ayez un rapport à taper. Il s'agit d'un rapport de 6 000 mots que vous avez déjà écrit sur papier et que vous devez retranscrire sur ordinateur. Avec une vitesse de frappe de 60 mots par minute, vous faites le travail en 100 minutes. Si vous essayez de taper plus vite à 65 mots par minute, vous terminez le travail en 92 minutes, réduisant de 8 minutes votre temps de travail, ce qui est bien mais ne fait pas une énorme différence. D’autant que cela suppose que vous ne fassiez pas plus d'erreurs de frappe en augmentant votre vitesse. Dans le cas contraire, vous perdrez le bénéfice du temps gagné à corriger vos fautes.

On voit donc qu’améliorer votre efficacité (c’est-à-dire travailler d’abord sur les bonnes tâches) peut vous aider à gagner beaucoup plus de temps.

Dans l’exemple précédent, au lieu d’écrire le rapport sur papier pour ensuite le taper sur ordinateur, vous pouvez le saisir directement sur l’ordinateur. Vous éliminez ainsi une tâche. Vous pouvez également déléguer cette tâche à quelqu’un d’autre, pour économiser votre temps.

L’amélioration de l’efficience est certainement importante, mais avant de vouloir être plus efficient, nous devons nous assurer d’être efficace.

L'efficacité implique généralement des changements de paradigme dans la façon dont nous appréhendons nos tâches et des changements dans notre approche. L'efficience implique une augmentation de la vitesse, de l'action et de la précision.

La plupart des gens font l'erreur de travailler sur l’efficience, pensant que tout dépend de la rapidité d’exécution. Mais l’efficacité doit venir en amont de l’efficience, pour maximiser nos résultats.

« La perfection d’une pendule n’est pas d’aller vite, mais d’être réglée. » (Vauvenargues)

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